Zarządzanie kosztami w projekcie to trudne i pracochłonne zadanie, które wymaga doświadczenia oraz specjalistycznej wiedzy. Pod uwagę należy wziąć bowiem kilka, równoległych czynników. Jak zrobić to dobrze i jakie rodzaje prognozowania mamy do dyspozycji? Poznaj zasady, dzięki którym zarządzanie finansami stanie się znacznie prostsze.
Prognozowanie kosztów projektu- dlaczego warto?
Prognozowanie kosztów to pierwszy etap, niezwykle pomocny w zarządzaniu finansami każdego projektu. Należy przeprowadzić go niezwykle szczegółowo, jednak pewne odstępstwa od prognoz nie powinny nas martwić. To naturalne, że nie da przewidzieć się wszystkich wydatków, niemniej warto posiłkować się takim planem. Ponadto, klient już na pierwszym spotkaniu poprosi najprawdopodobniej o wycenę, dlatego trzeba podać pewne przedziały cenowe. Zaznaczyć musimy wówczas, że są to jedynie dane szacunkowe.
Rodzaje prognozowania kosztów
Zarządzanie kosztami projektu może opierać się na trzech rodzajach prognozowania finansowego. Zalicza się do nich:
- Prognoza rzędu wielkości- metoda uznawana za najmniej dokładną, jednak może okazać się niezwykle potrzebna we wstępnej fazie planowania budżetu, ponieważ pozwoli określić mniej więcej wartość naszego przedsięwzięcia. Jej wadę stanowi fakt, że założona wielkość prognozy może różnić się nawet o 50%. Niemniej, wiemy czy poruszamy się w kwocie do 100 tys. czy raczej do 200 tys złotych, a być może nawet do 1 miliona złotych. Konieczne jest jej regularne kontrolowanie.
- Prognoza budżetowa- jest ona bardziej dokładna i szczegółowa, wprowadzana na nieco późniejszym etapie projektu, kiedy mamy już więcej informacji o zasobach potrzebnych do zrealizowania wykonania, ilości zaangażowanych osób czy czasu, jaki trzeba poświęcić na osiągnięcie postawionego celu. Margines błędu w tej prognozie powinien wynosić od 10% do -25%.
- Prognoza definitywna- jej ostateczna kwota musi być jak najbardziej zbliżona do rzeczywistych kosztów projektu. Granica błędu w tym przypadku to +5%, a -10%. Tego rodzaju prognozę wykonuje się w późniejszych etapach realizacji projektu.
Do stworzenia budżetu, a następnie zarządzania nim przydatny będzie program Microsoft Project. Więcej informacji można o nim uzyskać na http://www.imperiumszkoleniowe.pl/project-podstawowy.
Budżetowanie kosztów i ich kontrola
Po ustaleniu prognozy należy przejść do budżetowania kosztów, czyli uszczegółowienia elementów, na które przeznaczone będą środki finansowe. Na tym etapie trzeba oszacować koszt każdego poszczególnego zadania. Oznacza to, że zsumować trzeba wszystkie koszty łącznie z wynajmem powierzchni biurowej, stawą dzienną pracowników, zakupem materiałów i wiele więcej. Wydatki muszą zostać poddane regularnej kontroli, co wymaga tworzenia, a także analizy raportów dotyczących stanu finansowego projektu. Za to zadanie odpowiada osoba powołana specjalnie do spraw finansowych oraz koordynator projektu.
Zarządzanie budżetem musi wynikać z dokładnych analiz. Możliwe, że klient zażąda wglądu w okresowe raporty finansowe, dlatego sprawowanie nad nimi kontroli jest konieczne.